Ouvrir ma dataroom en 2 minutes

Sharing sensitive information securely

Dataroom kézako ?

Une data room est un dossier hautement sécurisé, en ligne.

Vous pouvez y partager des documents confidentiels avec des tiers et y communiquer de façon sécurisée, en parfaite confidentialité. Chaque accès est contrôlé et historisé (valeur de preuve) pour documenter votre sécurité juridique.

Pourquoi ouvrir une dataroom ?

Anticipation & productivité

Prenons l'exemple de la cession d'une entreprise. Une data room est à la fois votre dossier de vente et un accélérateur de signature. Elle se prépare bien en amont, se complète et s'actualise régulièrement pour vous permettre de l'ouvrir dans la minute à des repreneurs potentiels.

Dès lors, tout est fait pour accélerer votre transaction: accessible partout le monde, questions/réponses en ligne, délégation à vos conseils, notifications automatiques, checklists, etc.

Cybersécurité

Chaque année, la cybercriminalité coûte $500 milliards à l'économie mondiale. Les grands groupes ne sont pas épargnés et 20% des PME en ont déjà été victimes : ingénierie sociale, fraude au président etc.

Les conséquences sont souvent dramatiques. Utiliser une data room protège vos informations sensibles et évite les failles. La cybersécurité est l'affaire de tous, un défi majeur pour nos sociétés. Alterfina apporte une réponse technologique et méthodologique à ce besoin. Clairement, se passer d'une data room, c'est choisir d'exposer ses informations sensibles à des cybercriminels.

Pour quels cas d'usages ?

Une dataroom peut être utilisée pour vos opérations sensibles: cession d'entreprise, levée de fonds, cession immobilière, dossier de financement, crédit syndiqué, transfert de propriété intellectuelle / industrielle, appel d'offres, BDES etc.

Il s'agit souvent d'échanges avec vos avocats, banquiers, investisseurs, experts-comptables, CACs, auditeurs, partenaires, fournisseurs, comité d'entreprise etc. La diversité des informations échangées est très large : plan stratégique, business plan, bilans, brevets, documents juridiques, contrats etc.

Un cas d'usage obligatoire : Conformité BDES (dès 50 salariés)

Utilisez une dataroom pour mettre en place votre BDES (Base de Données Economique et Sociale) rendue obligatoire par la loi de sécurisation. Attention : en l'absence de Base de Données Unique, l'employeur se rend coupable de délit d'entrave passible d'une amende de 7500 €. Pour plus d'information, consultez notre rubrique dédiée à ce sujet.


Professionnel des transactions ?

Augmentez vos revenus.

Depuis le 1 février 2017, Alterfina a ouvert un programme d'apporteur d'affaires à destination des professionnels. Constituez-vous un flux de revenu additionnel tout en servant le strict intérêt de vos clients : une data room les sécurise avant, pendant et après leurs transactions.

Partenaire de votre transformation, digitale et sécurisée.

Vous savez que vous avez besoin d'un espace sécurisé pour partager des documents sensibles avec votre client. Envoyer des documents par mail, c'est exposer votre client à la cybercriminalité. Votre responsabilité est engagée. L'heure est à la dématérialisation, à l'intelligence artificielle, à la signature électronique, etc. Dans ce contexte, fort de son expertise en sécurité, Alterfina réalise votre site internet "responsive design" (compatible pc/mac, mobile et tablette), intégrant l'accès à notre système de data room. Vous pouvez ainsi présenter votre activité, vos dossiers en cours, partager de façon sécurisée avec vos clients, etc. Prenez le train du digital, sollicitez-nous.

Gagnez du temps.

Les besoins exprimés par nos clients nous a conduit à coupler cette data room avec un véritable outil de gestion de cessions. Vous pouvez ainsi gérer l'ensemble de vos dossiers depuis une interface unique, déléguer / contrôler / valider l'alimentation de vos datarooms par des collaborateurs, notifier automatiquement des mises à jour, répondre aux questions, effectuer le suivi des candidatures, surveiller les accès etc.

Bénéficiez de notre agilité.

Créez votre compte, vous pourrez ouvrir des data rooms sans délai, en parfaite autonomie -et pour compte de tiers. Nos forfaits annuels vous permettent de refacturer une data room à votre client final, directement ou par notre intermédiaire. Nous pouvons également personnaliser la data room à vos couleurs et logo. L'utilisation de notre système devient transparent pour vos utilisateurs (marque blanche) : contactez-nous.


Pourquoi choisir Alterfina ?

Cybersécurité paranoïaque

La sécurité de vos informations est essentielle. Chacun de nos processus est étudié pour ne laisser aucune faille. Nos collaborateurs sont formés à ces exigences qui leur sont contractuelles. Nous pouvons également former vos collaborateurs pour éviter les failles de sécurité d'origine humaine.

Une contrepartie pour votre transaction

Une dataroom vous servira lorsque vous trouverez des repreneurs ou des investisseurs désireux d'étudier votre dossier. Avec DEALCOCKPIT®, Alterfina met à votre disposition une plateforme qui permet d'identifier des candidats en temps réel, dès qu'ils se manifestent. Vous êtes alors informés et choisissez d'entamer ou non des discussions. La communauté compte plus de 3000 utilisateurs (juin 2016) et grandit rapidement.

Index libre ou prédéfini

Très prisé de nos clients, nous vous proposons un index prédéfini simple et éprouvé. Vous pouvez ainsi commenter vos fichiers et saisir les informations essentielles dans des formulaires intelligents : notre système traduira ces données structurées pour vos candidats étrangers.

Sécurité juridique & Blockchain.

Le système vous rappelle vos obligations légales: diagnostics, autorisations, état des risques naturels et technologiques etc. Le journal des accès vous donne également la preuve de la bonne consultation par un utilisateur d'un document à une date et heure donnée, depuis une IP tracée donc géolocalisable. Ces preuves peuvent être inscrites de façon parfaitement immuables sur la Blockchain, service disponible en option. Vous limitez ainsi les risques d'un litige post-cession avec votre repreneur.

Intelligence embarquée

Votre dataroom est intelligente : elle exploite (ou vous signale) les sources d'informations officielles disponibles sur Internet pour enrichir votre dossier : marques et brevets, conventions collectives etc. Un dossier complet permet de limiter les garanties de passif et le maximiser votre prix de cession.


Alterfina : l'innovation au service de vos cessions.

Avec Alterfina, vous bénéficiez d'une data room enrichie couplée à un véritable outil de gestion de cessions en ligne.
Vous êtes totalement autonome. Pour autant vous n'êtes pas seul : nos équipes sont là pour vous assister au besoin.
Accessible dès validation de votre commande, votre data room ne nécessite aucun délai de mise en service : une exclusivité.

  • Haute sécurité

    Votre data room est plus sécurisée qu'un compte bancaire en ligne. Normes de sécurité respectées.
    + d'info
  • Sécurité juridique

    Une interface préformatée pour ne rien oublier : évitez les litiges post-cession.
    + d'info
  • Contenu enrichi

    La dataroom se nourrit d'Internet pour enrichir à la volée les contenus de vos data rooms.
    + d'info
  • Contributeurs

    Déléguez à vos contributeurs tout ou partie de la constitution de votre data room.
    + d'info
  • Journal des accès

    Vous savez qui a consulté tel ou tel document : c'est idéal pour aborder vos négociations.
    + d'info
  • Confidentialité

    Nom et IP sont en entête des fichiers pdf : très incitatif au respect de la clause de confidentialité.
    + d'info

Sécurité technique sans compromis.

Alterfina travaille avec les meilleurs. Comodo est un leader mondial du certificat SSL. Notre data room électronique utilise leur meilleure technologie (Extended Validation 256 bits). Vous bénéficiez ainsi d'une sécurité supérieure à celle d'un compte bancaire en ligne.
Nos serveurs sont hébergés chez AWS, le leader mondial du Cloud. AWS héberge les plus grands sites mondiaux dont Amazon, Dropbox, la Nasa, diverses banques de premier plan (UniCredit, Bankinter etc.), plateformes financières (Nasdaq, Thomson Reuters etc.).
Les normes de sécurité les plus exigentes sont respectées : ISO 27001, SOC 1 Type I et II (ex SAS 70), PCI DSS level 1, SSAE 16, ISAE 3402, FISMA moderate standards, FIPS 140-2, HIPAA et GLBA.

Sécurité juridique : information et documents

Interface administrateur

L'interface de la data room virtuelle vous permet de ne rien oublier.
Vous remplissez des formulaires et sélectionnez les documents correspondants. En quelques minutes, votre data room prend forme.

Contrairement à une data room classique, la dataroom est conçue pour présenter une information synthétisée, automatiquement disponible en plusieurs langues : ne vous privez pas de repreneurs étrangers !

A titre d'exemple, vous pouvez saisir les emprunts en cours et y adjoindre contrats et tableaux d'amortissement. Les informations saisies en français sont consultables en plusieurs langues : le système est polyglotte. Seuls vos fichiers ont une valeur légale.

A sa clôture, Alterfina peut déposer l'archive de votre data room et les historiques de consultation chez un huissier de justice partenaire. L'archive a alors valeur probante en cas de litige ultérieur.

Alternativement, Alterfina propose l'enregistrement des pistes d'audit sur la Blockchain. Il est ensuite aisé de prouver qu'un document existait à l'exactitude à une date donnée et qu'il avait bien été consulté par un candidat.

Le contenu auto-enrichi

Fournissez à vos candidats une information riche et utile.

Une exclusivité : la data room utilise internet pour enrichir l'information mise à disposition de vos candidats repreneurs.

Quelques exemples ?
Les adresses sont géolocalisées sur Google Map™. Le numéro d'une convention collective permet au repreneur d'en consulter les textes. Le numéro d'une marque permet au repreneur de consulter sa parution au BOPI. En cas de procédure collective, textes et décrets sont présentés aux candidats etc.

L'accès contributeurs : déléguez !

Délégation de l'alimentation de vos data rooms par des contributeurs internes ou externes

Vous pouvez charger des contributeurs de constituer tout ou partie de la data room. Vous contrôlez les droits d'accès de chacun, dossier par dossier, société par société, rubrique par rubrique. Votre expert-comptable peut renseigner le volet comptabilité, votre DRH peut s'occuper de volet ressources humaines, votre direction commerciale peut saisir le carnet de commandes et le prévisionnel etc.


OneClic : la gestion en un clic

Un nom et une adresse email suffisent à ajouter un utilisateur. D'un simple clic, vous lui envoyez ses codes d'accès.
Un candidat se retire du dossier ? D'un seul clic, vous clôturez ses accès et votre tableau de suivi des candidatures s'actualise.
L'assistance utilisateur est assurée par nos équipes : vous n'êtes plus sollicité inutilement.

Journal des accès

Toutes les connexions à la data room sont archivées dans le journal des accès. Vous pouvez ainsi savoir en temps réel qui consulte la data room et quels sont les fichiers les plus consultés. Ces statistiques sont précieuses : elles vous permettront de mieux préparer vos arguments de négociation et de distinguer les curieux et des candidats sérieux.

Tampon & confidentialité

Avant tout accès à la data room, vos candidats doivent signer un accord de confidentialité. Ce document, rédigé par un avocat spécialisé, vous est fourni gracieusement. Chaque document consulté indique en entête l'e-mail et l'adresse IP du candidat. Si vous constatez un manquement, il vous sera très facile de prouver l'origine de la fuite.


Quelques fonctionnalités supplémentaires

  • Interface multi-data rooms
  • Gestion multi-sociétés
  • Archivage de data rooms
  • Accès contributeurs
  • Droits d'accès repreneurs
  • Notifications automatiques
  • Impressions restreintes (pdf)
  • Liste des documents à réunir
  • Lois, conventions collectives
  • Commentaires des fichiers
  • Import EXCEL des salariés
  • Version procédure collective

Vous souhaitez une démonstration ?

Réservez une démonstration gratuite dans vos locaux ou à distance : 0% technique, 100% métier.
C'est l'occasion de parler de vos attentes : la data room évolue au gré de vos besoins.

Procédures collectives, redressement judiciaire, sauvegarde

Procédures collectives

L'expertise d'Alterfina en matière de procédures collectives est reconnue et appréciée, tant par les professionels du secteurs (administrateurs judiciaires, avocats, juges commissaires etc.) que par les dirigeants d'entreprises en difficultés, puisque tout est mis en oeuvre pour valoriser l'entreprise à céder : textes, photos et vidéos.

Alterfina partenaire de l'ASPAJ et de l'IFPPC

L'adéquation de notre dataroom aux procédures collectives et la qualité de nos services nous vaut d'être partenaire de l'ASPAJ (Association Syndicale Professionnelle des Administrateurs Judiciaires) et de l'IFPPC (Institut Français des Praticiens des Procédures Collectives). Les membres bénéficient de tarifs préférentiels et peuvent compter sur notre expertise des procédures.

Pour quelles procédures ?

Qu'il s'agisse d'une sauvegarde, d'un redressement judiciaire, d'une liquidation avec poursuite d'activité ou en amont, dans le cadre de la prévention des difficultés des entreprises, nous mettons en place des data rooms de cession.

Autonomie ou délégation : à vous de choisir.

Vous souhaitez être totalement autonome ? Nous formons vos collaborateurs à l'outil : vous êtes alors totalement autonomes. Nous assurons le support utilisateurs, vos équipes se concentrent sur l'essentiel.

Vous souhaitez nous déléguez une data room ? Nous nous occupons de tout (cf. "Nos services de support"), vous validez nos travaux. La data room peut alors être ouverte aux candidats repreneurs. Au gré des dossiers, nous nous approprions vos habitudes et méthodes de travail, pour plus d'efficacité.

Nos services de support (optionnel)

Nos équipes sont autonomes et interviennent sur site très rapidement. Nos interventions suivent des process internes bien rôdés.

Aux côtés des dirigeants, nous réunissons les informations importantes et tous les documents. Nos scanners professionnels permettent la numérisation express de l'ensemble des documents papiers sur place. Les documents sont mis en ligne sans délai, les informations essentielles sont saisies par nos opérateurs : elles sont alors instantanement disponibles en anglais, le système est polyglotte. Vous pouvez ainsi élargir la base de candidats acquéreurs aux repreneurs étrangers, une réelle opportunité.

Enfin, nous vous assistons tout au long de la vie de la data room : ouverture des accès candidats, mises à jour, questions/réponses etc.


Les points forts

  • Partenariat avec l'ASPAJ
  • Tarifs préférentiels ASPAJ & IFPPC
  • Formation des collaborateurs
  • Contexte de la procédure
  • Calendrier, type d'offre, etc.
  • Accès juge-commissaire
  • Information du repreneur
  • Lois et décrets
  • Guide: l'offre de reprise
  • Devis immédiat
  • Intervention sur site
  • Très nombreuses références

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C'est l'occasion de parler de vos attentes : la dataroom Alterfina évolue au gré de vos besoins.

Loi de sécurisation - mise en conformité BDES

BDES - Base de Données Unique

La mise en place de la base de données économiques et sociales (BDES) est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. En l'absence de base de données unique, l'employeur se rend coupable de délit d'entrave, passible d'une amende de 7.500 €.

De quoi s'agit-il ?

Dès 50 salariés, l'employeur a l'obligation de mettre à disposition des représentants du personnel de son entreprise une BDES, communément appelée "base de données unique" (BDU) qui rassemble les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise. Elle contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.

Qui doit accéder à la BDES ?

L'employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour la BDES, et en définir les modalités d'accès, de consultation, d'utilisation et d'actualisation. La BDES doit être accessible en permanence aux :

  • membres du comité d'entreprise ou aux délégués du personnel
  • membres du comité central d'entreprise
  • membres du CHSCT
  • délégués syndicaux,
  • membres de la délégation unique du personnel, si elle existe,
  • le cas échéant, membres du comité d'établissement.

Le contenu de la BDES

La BDES sert de support de préparation à la consultation annuelle du comité d'entreprise sur les orientations stratégiques de l'entreprise, définies par l'organe chargé de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise, et leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

Pour satisfaire à son obligation, l'employeur doit faire figurer sur la BDES les informations suivantes :

  • présentation financière et économique de la situation de l'entreprise : chiffre d'affaires, valeur ajoutée, résultat d'exploitation, résultat net, etc.
  • investissement social : évolutions des effectifs par type de contrat (et par âge, par ancienneté, dans les entreprises de plus de 300 salariés), des emplois par catégorie professionnelle, de l'emploi des personnes handicapées, du nombre de stagiaires, formation professionnelle (investissements en formation, publics concernés) et conditions de travail (durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail), et, dans les entreprises de plus de 300 salariés, exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité,
  • investissement matériel et immatériel : évolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations), et, dans les entreprises de plus de 300 salariés, dépenses de recherche et développement, s'il y a lieu,
  • égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise (obligation effective depuis le 1er janvier 2016) : diagnostic et analyse de la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise,
  • fonds propres et endettement : capitaux propres de l'entreprise, emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières, impôts et taxes,
  • ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants :
    • évolution des rémunérations salariales (frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle),
    • épargne salariale : intéressement, participation,
    • dans les sociétés anonymes, montant global des rémunérations versées aux 5 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises jusqu'à 200 salariés, ou les 10 personnes les mieux rémunérées au delà de 200 salariés,
    • dans les entreprises de plus de 300 salariés, rémunérations accessoires : primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire,
  • activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise, mécénat,
  • rémunération des financeurs : actionnaires (revenus distribués) et actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus),
  • flux financiers à destination de l'entreprise : aides publiques, exonérations et réductions de cotisations sociales, crédits d'impôts, mécénat,
  • sous-traitance utilisée ou réalisée par l'entreprise,
  • transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe, le cas échéant : transferts de capitaux, cessions, fusions, et acquisitions réalisées.

En cas de BDES incomplète ou non mise à jour, le comité d'entreprise peut saisir le tribunal de grande instance pour qu'il ordonne la communication par l'employeur des éléments manquants.

Les informations doivent porter sur les 2 années précédentes, l'année en cours ainsi que les 3 années suivantes, sous forme de perspectives.

Le contenu de la BDES peut être complété par un accord d'entreprise, de branche ou de groupe.


Les atouts d'Alterfina

  • Niveau de sécurité d'une banque
  • Nombre d'utilisateurs illimité
  • Forfait ajusté à votre usage
  • Diffusion contrôlée de l’information
  • Notification automatique des mises à jour
  • Filigrane sur chaque page au nom/IP de l'utilisateur
  • Accès collaborateurs (délégation)
  • Réglage fin des droits d'accès
  • Journal des accès temps-réel
  • Multi-société / Multi-établissement
  • Interface français et anglais
  • Support utilisateurs inclus

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Dès 165 EUR HT par mois, support inclus. Forfait ajustable en fonction de la quantité de documents stockés dans votre BDES.